世界の底辺からサラリーマンが叫ぶ

できるだけ残業を少なくして、自分の人生を楽しむための方法をサラリーマン20年の経験からお話します。

仕事ができない人はやることリストの管理が下手。メールを上手に活用しよう。

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基本的に紙のツールは持たないようにしています。

多くのサラリーマンの必携である手帳については3年前にやめました。

おかげで仕事にスピード感が出てきたから驚きです。

 

「やることリスト」を手帳で管理しているのは時間の無駄

手帳を持っている頃は、手帳に書いてある予定はもちろんですが、毎日書いていた「やることリスト」、いわゆるTO DOを何度も見返したり、次の日に書き写したりして、無駄な時間を過ごしていたからでしょう

 

予定などについては、スマホのスケジュールで管理できるようになってきましたので、これを活用している人も多いと思います。

「やることリスト」についてはどうでしょう。

やはり手帳や、手持ちのメモやノートに書いているという人が多いのではないでしょうか。

「やることリスト」を見たり、書き写したりをしていると、仕事をしたような気になってしまうから怖いですよね。

 

 

「やることリスト」はメールで管理が必須

自分はメールボックスで「やることリスト」を管理しています。

見積の依頼や仕事の発注などの多くはメールで届くようになったからです。

メールを中心に仕事を組み立てると意外と効率の良い働き方ができる事に気がつきました。

処理済フォルダなどを作成し、自分の手が離れたメールをどんどん処理済みフォルダに入れていくのです。

外注先など、他の誰かに頼まなくてはならない事に関しては、頼んだ瞬間に処理済フォルダに入れて受信ボックスから消してしまうのです。

(相手が確実に反応してくれる信頼のおける人というのが前提ではありますが)

 

メール以外の電話やFAXや口頭での依頼は、メモ代わりに自分宛にメールを打つようにします。

これが少し手間ではありますが、そうすることによって自分がやらなければならない仕事は全て受信フォルダに集まる事になります。

受診フォルダが「やることリスト」になるというわけです。

基本的には1日の終わりには受信フォルダが空になっている状態が理想です。

中々空にはなりませんが、受信フォルダが一杯で全て見るにはスクロールが必要な状態になっている場合は、仕事が溢れていることになります。

だれかにヘルプを頼んだり、残業をする必要性が出て来るでしょう。

 

 

メールで管理をするようになってやり忘れがなくなった

受信ボックスで仕事を管理するようになり、やり忘れというものが殆どなくなりました。

手帳などに書き写したりしていると、やはり書き漏れが出て来るのですが、メールの場合は処理するまではずっと画面上に出てきますので、忘れることがありません。

また、なんとかメールボックスを空にしたいという気持ちから、どんどんタスクを処理していくようになりました。

 

最後に

仕事ができない人はいつも仕事に追われています。

一生懸命「やることリスト」を作成していますが、作成しただけで仕事をした気になってしまうから困りものです。

毎日「やることリスト」を作成するのが生きがいみたいな。

 

「やることリスト」の作成なんてメールで自動化してしまい、本来の仕事に集中するのが仕事ができない人から脱出する第一歩なのかもしれません。