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タスク管理を紙で行ってはいけない3つの理由

タスク管理はどのように行っていますか?

手帳などの紙書いて管理している人も多いのではないでしょうか。

その日にやることを書いて、終わったら斜線を引くといった具合でしょうか。

ただこれだけデジタルツールが普及した今、紙でタスクを管理をすることが果たして生産性が高いと言えるのでしょうか。

スマホが手元にある今、タスク管理は紙の手帳よりもデジタルツールを活用する方が間違いなく効率が良いはずです。

むしろ紙でタスク管理を行うのは効率が悪いから辞めた方が良いのではないでしょうか。

 

 

タスク管理を紙でやってはいけない理由

タスクの写し漏れが発生する

手帳でタスクを管理している人は、1日の業務を終えた後、次の日に持ち越すこととなったタスクは次の日の欄に書き写します。

1つ2つのタスクであれば問題ないのですが、これが大量になると写し漏れが出る可能性があります。

やることは紙に書いていると思い込んでいますので、写し漏れがあるとそのタスクは実行されずに期限を迎える可能性があります。

 

仕事をした気分になる

朝会社に着いたら、今日やることを手帳に書く。

退社時には実行されたタスクに斜線を引き、やり残しと、明日やるべきことを書く。

一生懸命何か書類を書いているなあと同僚を見ていたら、いつも手帳にやることリストを書いたり眺めていたりしています。

手帳にやることを書く、手帳に書いてあることを眺めたりする。それだけで仕事をした気分になってしまう可能性があるのです。

 

時間が勿体無い

紙に書くという作業は、パソコンを使うよりも圧倒的に時間がかかります。

やり残したタスクを書き写す場合、パソコンであればコピペするだけで良いのですが、紙の場合は書き直しです。

言わばタスク管理は仕事のための仕事です。

できるだけ時間をかけない方が良いのは当たり前です。

手帳にタスクを書く代わりに、ちょっとしたタスクを終わらせてしまった方が良いのではないでしょうか。

 

タスクの管理方法

スマホアプリをはじめ、沢山のデジタルツールでタスクを管理することはできます。

個人的にはここ5年はメールでの管理を中心としています。

殆どのタスクはメールから発生します。

やり終えた仕事は処理済フォルダに移動し、受信トレイに残っているのは実行されていないタスクとなります。

タスクを書き写すような作業は発生しませんので、書き写し漏れは発生しません。

書き写す時間も不要です。

 

 

紙の手帳に向いていること

タスク管理に使わないからと言って、紙の手帳が不要というわけではありません。

少し長い目標を管理する場合などは、見返して進捗を管理できる紙の手帳の方がデジタルツールよりも優れているのではないでしょうか。

何でもかんでもスマホやパソコンでやれというわけではないのです。

あくまでタスクの管理には紙は向いていないし、生産性が低いということです。

 

オフィスを見渡してみて下さい。

多くの人が紙に一生懸命何かを書いていますが、その殆どがタスクを書いたり消したりしているだけです。

今の時代、紙に物を書く仕事など殆どないのですから。