読者です 読者をやめる 読者になる 読者になる

サラリーマンの読み物

できるだけ残業を少なくして、自分の人生を楽しむための方法をサラリーマン20年の経験からお話します。

TO DOリストや備忘録はメールボックスで管理してみようという話

基本的に紙のツールは持たないようにしています。

多くのサラリーマンの必携である手帳については3年前にやめました。

おかげで仕事にスピード感が出てきました。

手帳を持っている頃は、手帳に書いてある予定はもちろんですが、毎日書いていたやることリスト、いわゆるTO DOを何度も見返したり、次の日に書き写したりして、無駄な時間を過ごしていたような気がします。

予定などについては、スマホのスケジュールで管理できるようになってきましたので、これを活用している人も多いでしょう。

TO DOについてはどうでしょう。

やはり手帳や、手持ちのメモやノートに書いているという人が多いのではないでしょうか。

 

自分はメールボックスでTO DOを管理しています。

見積の依頼や仕事の発注などの多くはメールで届くようになったからです。

メールを中心に仕事を組み立てると意外と効率の良い働き方ができる事に気がつきました。

処理済フォルダなどを作成し、自分の手が離れたメールをどんどん処理済みフォルダに入れていくのです。

外注先など、他の誰かに頼まなくてはならない事に関しては、頼んだ瞬間に処理済フォルダに入れて受信ボックスから消してしまうのです。

(相手が確実に反応してくれる信頼のおける人というのが前提ではありますが)

 

メール以外の電話やFAXや口頭での依頼は、メモ代わりに自分宛にメールを打つようにします。

これが少し手間ではありますが、そうすることによって自分がやらなければならない仕事は全て受信フォルダに集まる事になります。

基本的には1日の終わりには受信フォルダが空になっている状態が理想です。

中々空にはなりませんが、受信フォルダ一杯で全て見るにはスクロールが必要な状態になっている場合は、仕事が溢れていることになります。

だれかにヘルプを頼んだり、残業をする必要性が出て来るでしょう。

 

受信ボックスで仕事を管理するようになり、やり忘れというものが殆どなくなりました。

手帳などに書き写したりしていると、やはり書き漏れが出て来るのですが、メールの場合は処理するまではずっと画面上に出てきますので、忘れることがありません。

また、なんとかメールボックスを空にしたいという気持ちから、どんどんタスクを処理していくようになりました。

 

もう紙の手帳に戻ることはできません。